Cómo hacer un acta de reunión: qué incluir y una plantilla

Muchas reuniones terminan con la sensación de que todo ha quedado claro. Una semana después, nadie recuerda lo mismo. Una persona cree que se aprobó el presupuesto, otra que se dejó para la siguiente reunión, y la tarea que parecía urgente no la tiene nadie. El acta existe para evitar eso: para que haya una sola versión de lo que pasó y de lo que viene.

Para qué sirve un acta

Un acta no es una transcripción ni un diario de la reunión. Es un documento corto que recoge lo que cambia algo: lo que se decidió, lo que hay que hacer y quién se encarga. Sirve a quien estuvo, para recordar y comprobar, y a quien no pudo ir, para ponerse al día sin preguntar a nadie. En algunos órganos, como un consejo de administración o una junta de propietarios, el acta tiene además requisitos formales propios. Esta guía se centra en las reuniones de trabajo del día a día: equipos, proyectos, clientes y comités internos.

Qué tiene que llevar un acta

• Datos básicos: título, fecha, hora de inicio y de fin, y lugar o enlace de la videollamada.
• Asistentes: quién estuvo, quién se disculpó y quién redacta el acta. Si hay personas de fuera, también su empresa.
• Orden del día: los puntos que se iban a tratar, en el mismo orden. Así se ve si alguno se quedó sin tratar.
• Resumen de cada punto: dos o tres frases con lo esencial de lo que se habló, sin reproducir la conversación.
• Decisiones: cada una en una frase clara y cerrada («Se aprueba…», «Se descarta…», «Se aplaza a…»).
• Tareas: qué hay que hacer, una persona responsable y una fecha concreta.
• Próxima reunión: fecha, hora y, si ya se saben, los temas que quedan pendientes.

Una plantilla que puedes copiar

Esta estructura funciona para casi cualquier reunión de trabajo. Copia los apartados en un documento y rellena sólo lo que haga falta.

1. Reunión: título, fecha, hora y lugar o enlace.
2. Asistentes: nombre y cargo o empresa. Disculpan su ausencia: nombres.
3. Orden del día: lista numerada de los puntos.
4. Resumen: por cada punto, dos o tres frases.
5. Decisiones: una por línea, con el punto del orden del día al que corresponde.
6. Tareas: tarea, responsable y fecha, una por línea.
7. Próxima reunión: fecha, hora y temas pendientes.

Si la reunión es corta, el resumen puede quedarse en una línea por punto. Lo que no conviene recortar son las decisiones y las tareas: son la parte que alguien va a consultar dentro de un mes, cuando haya dudas sobre lo que se acordó.

Cómo escribirla sin perderte la reunión

• Prepara la plantilla antes, con el orden del día ya puesto. Durante la reunión sólo rellenas huecos.
• Apunta las decisiones y las tareas en el momento, aunque sea con abreviaturas. El resumen se puede completar después; una fecha que nadie apuntó, no.
• Confírmalo en voz alta al cerrar cada punto: «Entonces, Marta lo envía el jueves». Si nadie corrige, eso va al acta.
• Envíala el mismo día. Cuanto más tarde llega, menos se lee y más cuesta corregirla.

Errores habituales

• Escribirlo todo. Un acta de cuatro páginas no la lee nadie. Si alguien necesita el detalle, es mejor que tenga la grabación o la transcripción.
• Tareas sin responsable. «Hay que revisar el contrato» no es una tarea: falta quién. Y «el equipo» tampoco es una persona.
• Fechas vagas. «Pronto» o «cuando se pueda» acaban en nada. Pon un día concreto.
• Mezclar propuestas con decisiones. Que alguien proponga algo no significa que se aprobara. Si no hubo acuerdo, escríbelo así.
• Enviarla y olvidarla. El acta sólo sirve si la siguiente reunión empieza repasando las tareas de la anterior.

Cómo la prepara Echo

Tomar notas y participar a la vez es difícil. Por eso mucha gente graba la reunión y escribe el acta después, escuchándola otra vez. Echo hace esa parte por ti: transcribe la reunión, separa a las personas que hablan y, al terminar, te deja un borrador del acta que revisas en unos minutos.

• Resumen, decisiones, tareas y capítulos de cada reunión, en la pestaña Resumen. Cada capítulo lleva su hora para volver a escuchar ese momento.
• Tareas con responsable y fecha. Si en la reunión se dijo «el viernes», Echo lo convierte en una fecha de verdad, y las tareas pasan solas a un tablero común.
• Correo de seguimiento para los invitados, con lo decidido y los próximos pasos. Por defecto lo revisas y lo envías tú; si quieres, se envía solo al terminar las reuniones que graba el asistente.
• Tipos de análisis para reuniones, entrevistas, clases, ventas o consultas médicas, y la opción de crear el tuyo con los apartados de tu propia plantilla.
• Mis notas: si prefieres apuntar tú, escribe tus puntos y «Completar con la IA» los rellena con lo que se dijo y el minuto.

Puedes llevar a Echo casi cualquier reunión. El asistente entra en las de Microsoft Teams; las de Meet o Zoom en el navegador se graban con la extensión de Chrome, y lo que ya tienes grabado se sube como archivo. La transcripción y la IA funcionan en servidores propios de Edorteam en la Unión Europea y no se entrenan con tus reuniones.

El borrador no sustituye tu revisión. Lee las decisiones, corrige un nombre si hace falta y pulsa «Volver a generar» si cambias algo del texto. Tienes más detalle en Actas y tareas, y puedes probarlo con el plan Gratis: mira los precios.