Glosario de reuniones, transcripción y datos

Qué significan los términos que salen al grabar, transcribir y subtitular reuniones, y al proteger los datos de quien habla en ellas.

A

Acta de reunión: Documento que recoge quién asistió a una reunión, de qué se habló, qué se decidió y qué tareas quedaron pendientes.
Alucinación (IA): Respuesta de una IA que suena convincente pero no es cierta o no se apoya en la información que se le dio.
Asistente de reuniones (bot): Participante automático que entra en una videollamada para grabarla y transcribirla, y después entrega el resumen.

Base legal (legitimación): Motivo jurídico que permite tratar datos personales según el art. 6 del RGPD, como el consentimiento o el interés legítimo.

Categorías especiales de datos: Datos personales especialmente sensibles (salud, biometría, ideología…) cuyo tratamiento el art. 9 del RGPD prohíbe salvo excepciones.
Contrato de encargo del tratamiento (DPA): Contrato que exige el art. 28 del RGPD entre el responsable y el encargado: qué datos, para qué y con qué garantías.

Diarización (separación de hablantes): Proceso que divide una grabación según quién habla en cada momento: Persona 1, Persona 2… sin saber todavía sus nombres.
Doblaje (voz sintética): Sustituir la voz original de un vídeo por otra en otro idioma, grabada por actores o generada con voz sintética.

Encargado del tratamiento: Persona u organización que trata datos personales por cuenta de otra (el responsable) y siguiendo sus instrucciones.

Glosario (vocabulario personalizado): Lista de nombres, marcas, siglas y términos técnicos que se da al sistema para que los escriba bien al transcribir.

Huella de voz: Representación numérica de las características de una voz que sirve para reconocer a la persona. Es un dato biométrico.

Marcas de tiempo: Indicaciones de la hora exacta de la grabación en la que se dice cada palabra, frase o párrafo de una transcripción.
MCP (Model Context Protocol): Estándar abierto para conectar asistentes de IA con aplicaciones y datos externos mediante herramientas que el asistente puede usar.
Minuta de reunión: En buena parte de Latinoamérica, el documento que resume una reunión: lo que en España se suele llamar acta.
Modelo de lenguaje (LLM): Modelo de IA generativa entrenado con mucho texto que predice palabras para resumir, responder preguntas, traducir o redactar.

Orden del día: Lista de los temas que se van a tratar en una reunión, en el orden previsto y, a menudo, con el tiempo para cada uno.

Reconocimiento de voces: Identificar a qué persona concreta pertenece una voz comparándola con voces ya conocidas. No es lo mismo que separar hablantes.
Reconocimiento de voz (ASR): Tecnología que convierte la voz hablada en texto. En inglés se conoce como ASR, de «automatic speech recognition».
Registro de actividad (audit log): Lista con fecha y autor de las acciones importantes en una aplicación: quién subió, descargó, compartió o borró qué.
Responsable del tratamiento: Persona u organización que decide para qué y cómo se tratan unos datos personales, y que responde de ello ante la ley.
Resumen con IA: Resumen de una reunión o grabación que redacta un modelo de lenguaje a partir de la transcripción: puntos clave, decisiones y tareas.
Retención de datos (plazo de conservación): Tiempo que se guardan unos datos personales antes de borrarlos. El RGPD pide no guardarlos más de lo necesario para su fin.
RGPD: Reglamento General de Protección de Datos: la norma europea que regula cómo se recogen, usan y guardan los datos personales.

Seguimiento de reunión: Lo que se hace después de una reunión para que sirva: enviar el resumen, repartir tareas y comprobar que se cumplen.
Seudonimización y anonimización: Técnicas para que los datos no identifiquen a nadie directamente (seudonimizar) o de ninguna forma razonable (anonimizar).
SRT (archivo de subtítulos): Formato de subtítulos en texto plano: cada bloque lleva un número, la hora de entrada y salida y el texto.
SSO (inicio de sesión único): Sistema que permite entrar en varias aplicaciones con la cuenta de la empresa, sin una contraseña distinta para cada una.
Subencargado del tratamiento: Proveedor al que un encargado del tratamiento recurre para tratar datos personales de sus clientes, con autorización del responsable.
Subtitulado para sordos (SPS): Subtítulos pensados para personas sordas o con pérdida auditiva: además del diálogo, indican quién habla y los sonidos relevantes.
Subtítulos: Texto sincronizado con un vídeo que muestra lo que se dice, en el mismo idioma o traducido, en bloques cortos que aparecen y desaparecen.
Subtítulos incrustados: Subtítulos que forman parte de la imagen del vídeo y se ven siempre, en cualquier reproductor, sin poder desactivarse.

Tareas de reunión (action items): Compromisos concretos que salen de una reunión: qué hay que hacer, quién lo hace y para cuándo.
Traducción automática: Traducción de un texto de un idioma a otro hecha por un programa, sin un traductor humano.
Transcripción: Paso a texto escrito de lo que se dice en un audio o un vídeo, palabra por palabra o con ligeras correcciones de estilo.
Transcripción automática: Transcripción hecha por un programa de reconocimiento de voz, sin que nadie escuche y teclee la grabación.
Transcripción en directo: Texto que aparece mientras la persona habla, con unos segundos de retraso, en lugar de al terminar la grabación.

Velocidad de lectura (caracteres por segundo): Cuántos caracteres por segundo tiene que leer el espectador para seguir un subtítulo: si es alta, no da tiempo a leerlo.
VTT (WebVTT): Formato de subtítulos pensado para la web: parecido al SRT, con cabecera «WEBVTT» y opciones de posición y estilo.

Webhook: Aviso automático que una aplicación envía a una dirección web de otra cuando pasa algo, como «la transcripción ha terminado».
WER (tasa de error de palabra): Porcentaje de palabras que una transcripción automática cambia, quita o añade respecto al texto correcto. Cuanto más baja, mejor.

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