Actas de órganos colegiados en la administración pública

En una empresa, el acta de una reunión es una ayuda para no olvidar lo acordado. En la administración pública es bastante más: es el documento que da constancia de cómo se formó la voluntad de un órgano colegiado, qué se votó y con qué resultado. De ella dependen la ejecución de los acuerdos, los recursos que se puedan presentar y la información que recibe la ciudadanía. Por eso tiene requisitos formales, una persona responsable y un procedimiento de aprobación. Al mismo tiempo, la forma de trabajar ha cambiado: muchas sesiones se graban, se emiten por internet o se celebran a distancia, y eso abre posibilidades nuevas para preparar el acta y hacerla más accesible.

Esta guía es información general, no asesoramiento jurídico. El acta oficial es responsabilidad de la secretaría del órgano, que la redacta y da fe de su contenido. Los requisitos concretos dependen de la normativa que se aplica a tu administración y de su reglamento interno: consúltalos siempre.

Órganos colegiados y su normativa

Un órgano colegiado es el que está formado por varias personas que deciden juntas: el pleno de un ayuntamiento o de una diputación, la junta de gobierno local, las comisiones informativas, los consejos de gobierno de una universidad, los consejos escolares, los patronatos o los consejos de administración de algunas entidades públicas. La Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, recoge las reglas generales sobre su funcionamiento, incluidas las actas. Pero muchos de estos órganos tienen además normativa propia: las entidades locales siguen la de régimen local y sus reglamentos orgánicos, y las universidades, sus estatutos. Por eso lo que sigue es el marco común; los detalles de tu caso están en tus normas. Algunos ejemplos de lo que cambia de una normativa a otra: quién puede convocar y con cuánta antelación, qué quórum hace falta, si las sesiones pueden celebrarse a distancia y cómo se identifica a quien participa por videoconferencia, o qué plazo hay para aportar una intervención por escrito.

Qué tiene que recoger el acta

• Asistentes: quién preside, quién asiste, quién se ha excusado y quién actúa como secretario. En los órganos locales suele constar también la intervención y si se alcanza el quórum.
• Lugar y tiempo: dónde se celebra la sesión (o si es a distancia o mixta), la fecha y las horas de inicio y fin.
• Orden del día: los puntos tal como figuraban en la convocatoria, en su orden. Si se trata un asunto urgente fuera del orden del día, conviene que conste cómo se decidió incluirlo.
• Resumen de las deliberaciones: los puntos principales de lo que se debate en cada asunto, no una reproducción literal. Basta con recoger las posiciones y los argumentos esenciales.
• Votaciones y resultados: cómo se votó cada punto y el resultado, con los votos a favor, en contra y las abstenciones, por grupo o por persona si así se hace.
• Acuerdos: el contenido de cada acuerdo adoptado, con una redacción cerrada que no deje dudas sobre lo que se decidió.

Además, en general, quien vota en contra o se abstiene puede pedir que conste su voto y los motivos, y quien quiera que figure literalmente su intervención o una propuesta suele tener que aportar el texto en el momento o en el plazo que marque la norma. Estas peticiones son un buen ejemplo de por qué la grabación ayuda: permite comprobar después qué se pidió exactamente y en qué momento.

El papel de la secretaría

El acta la redacta quien ejerce la secretaría del órgano, que además da fe de lo que ocurrió en la sesión. En la administración local, esa función corresponde a la secretaría de la corporación; en otros órganos, a la persona que el propio órgano o su norma designe. Eso tiene una consecuencia práctica clara: cualquier herramienta, sea una grabadora, una transcripción o una IA, sólo puede ofrecer material de trabajo. La selección de lo que se recoge, la redacción de los acuerdos y la firma son de la secretaría. Un buen borrador ahorra horas de pasar a limpio, pero quien firma tiene que poder comprobarlo todo contra la grabación o contra sus propias notas. También conviene acordar con la secretaría el nivel de detalle: algunos órganos prefieren un resumen breve de cada intervención y otros un relato más extenso, y un borrador que ya siga ese criterio se revisa mucho antes.

Aprobación en la sesión siguiente

Lo habitual es que el acta se apruebe en la misma sesión, al terminar, o en la siguiente, como primer punto del orden del día. Por eso tiene que estar lista con tiempo para enviarla con la convocatoria y que los miembros puedan leerla. En ese punto se pueden pedir correcciones, que se discuten y, si se aceptan, se incorporan. Mientras el acta no está aprobada, la secretaría puede emitir certificaciones de los acuerdos haciendo constar esa circunstancia. Todo esto empuja en la misma dirección: cuanto antes llegue un borrador fiable a la secretaría, más margen hay para revisarlo con calma y enviarlo a tiempo.

Grabar y transcribir las sesiones

Muchas administraciones ya graban sus plenos y comisiones, sea con el sistema de la sala, sea porque la sesión se celebra por videoconferencia. La grabación sirve como respaldo del acta y, si se transcribe, permite localizar en segundos lo que dijo cada persona. Si la sesión es por videoconferencia, la propia plataforma suele permitir grabarla; en ese caso, comprueba que se grabe el audio de todas las personas participantes y no sólo el de quien organiza. Para que la transcripción salga bien, la calidad del sonido importa más que cualquier otra cosa:

• Un micrófono por persona o por mesa, y que cada uno hable con el suyo encendido. Un solo micrófono en el centro de una sala grande da un audio difícil de separar.
• Graba desde la salida de la mesa de sonido si la hay, no con un móvil desde el fondo de la sala.
• Evita hablar a la vez: en los debates intensos, el turno de palabra que da la presidencia también ayuda a la transcripción.
• Di los nombres al dar la palabra: «Tiene la palabra la concejala García» facilita poner el nombre a cada intervención.
• Anuncia el resultado de las votaciones en voz alta, con los números, para que quede en la grabación y en el texto.

La videoacta

Se suele llamar videoacta al acta que se apoya en la grabación audiovisual de la sesión. En lugar de resumir por escrito todo el debate, el documento escrito recoge lo esencial (asistentes, orden del día, votaciones y acuerdos) y se acompaña del archivo de vídeo, con una garantía de que es auténtico y está íntegro, normalmente con la firma electrónica de la secretaría. La Ley 40/2015 contempla en términos generales que las sesiones se graben y que la grabación, con la certificación correspondiente, acompañe al acta. Cómo se aplica en cada administración depende de su normativa y de su reglamento.

La videoacta resuelve el problema de transcribir el debate, pero no el de encontrar algo dentro de una grabación de cuatro horas. Por eso muchas administraciones añaden un índice con la hora de cada punto del orden del día y de cada intervención. Una transcripción con tiempos es una forma rápida de preparar ese índice, y además permite buscar por palabras. Así, quien consulte la sesión meses después va directamente al punto que le interesa en lugar de recorrer la grabación entera. Ojo: un índice o una transcripción que se publique junto a la videoacta tiene que revisarse con el mismo cuidado que el acta, porque cualquiera lo leerá como información oficial.

Accesibilidad: subtítulos y transcripción

Si una administración publica el vídeo de sus sesiones, ese vídeo forma parte de sus contenidos y le aplica la normativa de accesibilidad de los sitios web y aplicaciones del sector público. En la práctica, eso significa que el vídeo grabado debería llevar subtítulos y, si se emite en directo, subtítulos en directo siempre que sea posible. Los subtítulos no son sólo para personas sordas o con pérdida auditiva: los usan quienes ven el vídeo sin sonido, quienes no dominan el idioma y quienes buscan un momento concreto. Una transcripción completa publicada junto al vídeo también ayuda a quien usa un lector de pantalla o prefiere leer. Tienes más detalle sobre cómo hacer buenos subtítulos en la guía de accesibilidad y subtítulos.

Transparencia y publicación

La normativa de transparencia y la de régimen local empujan a publicar los acuerdos y, en muchos casos, las actas de los plenos y la grabación de las sesiones públicas. Publicar bien no es sólo subir el PDF: es que se pueda encontrar, leer y entender. Algunas prácticas útiles son publicar el acta aprobada junto al vídeo, enlazar cada punto del orden del día a su minuto, ofrecer la transcripción en texto que se pueda buscar y mantener un archivo ordenado por fecha y órgano. Piensa también en el formato: un acta en PDF escaneado no se puede buscar ni leer con un lector de pantalla, mientras que un PDF generado desde el procesador de textos, con títulos y texto real, sí. Las sesiones de la junta de gobierno y de muchas comisiones no son públicas, así que su grabación tiene un tratamiento distinto y no se publica igual que la de un pleno.

Protección de datos de asistentes y público

La grabación de una sesión recoge datos de los miembros del órgano, del personal que asiste y, en las sesiones públicas, del público y de quienes intervienen en ruegos y preguntas. La base para tratarlos suele ser el cumplimiento de una misión de interés público o de una obligación legal, no el interés legítimo, que una administración no puede usar para sus funciones. Aun así, siguen aplicándose el deber de informar y el principio de minimización:

• Informa de que se graba y se emite, con carteles en la sala, en la convocatoria y en la web, indicando quién es el responsable y dónde ejercer los derechos.
• Encuadra la cámara en la mesa y en quienes intervienen, no en el público.
• Cuidado con los asuntos con datos de terceros: ayudas sociales, expedientes sancionadores o asuntos de personal. Muchas veces se tratan sin nombres o en la parte no pública de la sesión.
• Revisa el texto antes de publicarlo: DNI, direcciones o teléfonos que se digan en voz alta no tienen por qué aparecer en una transcripción pública.
• Fija un plazo para las grabaciones que no se publican y para los materiales de trabajo, como los borradores y las transcripciones internas.

Del audio al acta: un método de trabajo

1. Graba la sesión entera con el mejor audio posible y guarda el original sin editar.
2. Transcribe la grabación y pon nombre a cada persona que interviene.
3. Marca en la transcripción el inicio de cada punto del orden del día.
4. Comprueba contra el audio los resultados de cada votación y el texto de cada acuerdo: es lo más importante del acta.
5. Redacta el resumen de las deliberaciones a partir de las intervenciones, con el criterio y el formato de tu administración.
6. Revisa las peticiones de que conste algo en acta y los votos particulares.
7. Envía el borrador con la convocatoria de la siguiente sesión y guarda la transcripción como material de trabajo con su plazo de conservación.

Cómo trabajar con un borrador de Echo

Echo prepara el material de trabajo de los pasos 2 a 5: la transcripción con cada intervención, quién habla y su hora, y un borrador ordenado por apartados. No sustituye a la secretaría ni redacta el acta oficial: le ahorra el trabajo de pasar a limpio la sesión. Así encaja en el día a día de una administración pública:

• Sube la grabación de la sala (hasta 2 GB por archivo), importa la sesión desde su enlace de YouTube o grábala con En directo desde un ordenador de la sala. Las sesiones largas se resumen por partes y luego se combinan.
• Cada intervención con su persona y su hora: Echo separa a las personas que hablan y, al poner un nombre una vez, cambia en toda la transcripción.
• Un borrador con los apartados del pleno: la plantilla Pleno municipal explica cómo crear un tipo de análisis con asistencia, orden del día, debate por punto, votaciones y acuerdos, mociones, ruegos y preguntas, y cierre.
• Descarga en Word o PDF para darle el formato de tu administración, o en TXT si lo vas a pegar en otra aplicación.
• Subtítulos para publicar el vídeo: el editor de subtítulos sigue las reglas del sector, puedes añadir pistas en otros idiomas y descargar el vídeo con los subtítulos incrustados.
• Subtítulos en directo para quien sigue la sesión: compartes un enlace y hasta 300 personas los leen sin cuenta, cada una en su idioma.
• Datos en la UE y control de acceso: transcripción e IA en servidores propios de Edorteam en la Unión Europea, sin entrenar modelos; carpetas restringidas, registro de actividad, SSO, borrado automático y ocultar datos personales como DNI o teléfonos.

Echo no tiene por ahora certificación en el Esquema Nacional de Seguridad ni otras certificaciones, y no conviene darlo por homologado para ninguna licitación: valóralo con el Encargo del tratamiento, la lista de subencargados de Seguridad y tu responsable de seguridad. Si quieres ver cómo funciona con una sesión real, puedes probarlo con el plan Gratis (mira los precios) o escribirnos desde contacto. Para reuniones de trabajo sin requisitos formales, tienes también Cómo hacer un acta de reunión.