Plantilla para la reunión de seguimiento de proyecto
Una reunión de seguimiento sirve para saber si el proyecto va bien y qué hay que hacer si no. Esta plantilla empieza por el estado general y baja a hitos, riesgos y cambios, para acabar con decisiones y tareas concretas.
Cuándo usarla
- Reuniones semanales o quincenales de un proyecto en marcha.
- Revisiones con el cliente o con quien patrocina el proyecto.
- Antes de un hito importante o de una entrega.
- Cuando el proyecto se retrasa y hay que decidir qué hacer.
La plantilla
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Estado general
En una frase: en plazo, en riesgo o retrasado, y por qué.
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Hitos y avances
Lo completado desde la última reunión y los hitos que vienen, con su fecha.
- 3
Plazos y presupuesto
Lo que se dice de fechas, horas y dinero frente a lo previsto.
- 4
Riesgos e incidencias
Lo que puede retrasar o encarecer el proyecto, lo que ya ha pasado y quién se ocupa.
- 5
Cambios de alcance
Lo que se pide añadir, quitar o cambiar, y si se acepta o queda pendiente de valorar.
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Decisiones
Lo que se decide en la reunión, en una frase cada cosa.
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Próximos pasos
Tareas con responsable y fecha hasta la próxima reunión.
Para que salga bien
- Ten el plan del proyecto a la vista para comparar con lo previsto.
- Distingue entre riesgos (pueden pasar) e incidencias (ya han pasado).
- Apunta cada cambio de alcance aunque sea pequeño: suman.
- Termina repitiendo en voz alta las tareas y sus responsables.
Con Echo, sin escribirla
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Crea el tipo de análisis
En Ajustes, Análisis con IA, pulsa «Nueva plantilla» y llámala «Seguimiento de proyecto». En «Instrucciones generales» puedes pedir el tono o lo que no debe faltar.
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Añade los apartados
Por cada apartado de esta plantilla, rellena «Título de la sección», elige el «Formato» (Lista o Párrafo) y escribe en «Qué debe poner» lo que se explica arriba. Con «Añadir sección» llegas hasta 12. Pulsa «Guardar la plantilla».
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Úsala en tus reuniones
Elígela en «Tipo de análisis» antes de empezar en En directo o en Grabar, ponla como «Plantilla para lo que subas» o, en una reunión ya transcrita, elígela en la pestaña Resumen y pulsa «Generar».
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Que se aplique sola
En Ajustes, Automatizaciones, pulsa «Nueva automatización», escribe en «Tiene en el título» palabras como «seguimiento, proyecto» y elige tu plantilla en «Analizarla como». Se aplica si al subir no se eligió otro tipo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo mandar las tareas a Asana, Jira o Trello?
Sí. Con la integración conectada en Ajustes, las tareas de la reunión se envían al terminar; también puedes mandar una tarea suelta desde la página Tareas.
¿Cómo veo lo que se dijo de un riesgo hace semanas?
Con Preguntar, que busca en todas tus transcripciones, o con Temas, que sigue una palabra o una idea en todas tus reuniones.
¿Puedo compartir el resumen con el cliente?
Sí. Puedes crear un enlace de solo lectura con contraseña y caducidad, o usar el correo de seguimiento de la pestaña Resumen, que puedes editar antes de enviar.
Otras plantillas
- Acta de junta o consejoDatos, asistencia, acuerdos y votaciones, en orden.
- Comité de direcciónIndicadores, decisiones, riesgos y responsables.
- Reunión uno a unoAvances, bloqueos, feedback y desarrollo.
- Reunión semanal de equipoLo cerrado, prioridades, bloqueos y tareas.
- RetrospectivaQué fue bien, qué no y qué cambiamos.
- Entrevista por competenciasPerfil, temas, citas y conclusiones de cada candidato.Ya viene en Echo
- Llamada de ventasNecesidades, objeciones, presupuesto y siguientes pasos.Ya viene en Echo
- Reunión con clienteLo que pide, lo acordado y lo que queda pendiente.
- Consulta médicaMotivo, síntomas, antecedentes, exploración y plan.Ya viene en Echo
- Rueda de prensaAnuncio, cifras, preguntas y citas con su minuto.
- Clase o formaciónResumen, conceptos clave, ejemplos y repaso.Ya viene en Echo
- Pleno municipalAsistencia, debate, votaciones y acuerdos por punto.
Pruébalo con tu próxima reunión.
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